“Emprendedor” es una palabra que está de moda. Pero muchas veces siento (o estoy casi segura) que aún hay personas que confunden el "emprender" con "trabajo informal". Y la verdad es que, si no tenemos formalizado nuestro emprendimiento, todo ese trabajo duro que implica ser tu propio jefe es muy difícil de sustentar.
En los últimos meses, debido a la situación que enfrentamos, emprender ha sido la salida para muchos que deben buscar ingresos para sostenerse. Siento que esta ola de emprendimientos ayudará a muchos a encontrar el valor para vivir de su pasión, y para ellos está dedicado este blog.
Si ya son lectores de mi blog, saben que les hablaré únicamente a través de la experiencia que he tenido; que aunque considero que es corta, espero que a ti que deseas EMPRENDER EN SERIO, te ayude a no cometer los mismo errores que yo pude evitar si alguien me hubiese contado la historia bien.
Como en todo, hay Pros y "contras".
Desde que inició Cristal de Melaza, yo quería que fuese mi trabajo de planta, pero sé que para muchos emprender es iniciar a descubrir a qué quieres dedicar tu vida, comprobar que es rentable o hacerlo rentable antes de abandonar el todo por el todo. Llegará entonces el momento en que debes formalizar tu trabajo para hacerlo creíble y sustentable.
Más allá de hacer este post un paso a paso, quiero compartir contigo experiencias de cada paso, para que evites cometas los errores que yo en su momento cometí y te ahorres malos ratos. Además de ayudar a que veas el verdadero valor que hay detrás de emprender en serio.
El "contra" de todo el proceso, es que realmente hay poco conocimiento general del tema. Me tomo varias búsquedas encontrar una guía que me dijera exactamente los pasos a seguir para formalizar por completo mi negocio (proceso que aún tiene trámites en curso y pendientes), y esta guía no te advierte sobre toda la burocracia de las entidades públicas. Además de que debes contar con capital para costear dichos trámites.
Esa guía súper completa de la que te hablo la tiene disponible para TODOS la Ampyme, al final de este post te dejare el link para que la descargues, la guardes y la atesores.
Con este contra no te quiero decir que no debes iniciar a formalizar tu emprendimiento, solo te lo dejo para que te llenes de paciencia, aceptes y abraces el proceso.
El gran PRO es que puedes demostrar tu trabajo, que a la hora de crecer, tanto de manera profesional como personal, tu trabajo será SUSTENTABLE y contará con mayor CREDIBILIDAD, lo que hace posible que puedas proyectarte de manera competitiva hacia el futuro.
Una de las principales razones por las que yo inicie mi proceso, además de todo lo anterior, fue poder comenzar a trabajar con corporativo, lo que me he llevado a poder trabajar con grandes marcas. Cuando trabajas con corporativo SIEMPRE debes tener tus papeles en orden, para que puedas ser proveedor de la empresa. Esto te hace muchísimo más competitivo y te abre las puertas a nuevas oportunidades de negocio.
De igual forma es que si manejas un negocio como el mío, que necesitas materia prima para crear tu producto, tener un Aviso de Operaciones es un requisito mínimo para ser cliente de proveedores al por mayor o aplicar a créditos de compras.
Estas son algunos de los tantos Pro que tiene formalizar tu emprendimiento. Ahora entremos en materia, que este tema tiene bastante de qué hablar.
¿Cómo iniciar?
Antes de iniciar PARA tu CARRITO. Debes saber que antes de llegar al punto 1 de este proceso, debes tener claro qué producto/servicio ofrecerás, tener claro tu mercado meta, nombre que te Representará (que este sea original y único), entro otros temas. Luego que tienes tu identidad clara, llega la hora de iniciar a formalizar.
Paso 1: Persona Natural o Jurídica, Aviso de Operaciones, RUC DV y NIT
Debes registrarte, como persona Natural, Persona Jurídica o MRL (microempresa de responsabilidad Limitada)
A ver, esto a mí me enredo al principio como no tienen idea. Ya decía yo “ ¿Ahora qué es eso de persona natural? ¿Acaso no soy natural ya?”; “A mí solo díganme como le pongo el S.A. a mi nombre que así es que le pone la gente pritty a su empresa”. Esa era el nivel de conocimiento con el que contaba sobre este tema. Les dejo con este extracto del ABC del Emprendedor, que explica mejor de lo que yo podría explicar jamás este tema.
Esta decisión debes tomarla en base a tu única situación, recursos, tipo de servicio o negocio. Te invito a leer con atención esta parte en el pdf de la Ampyme que te estoy compartiendo, para que tomes una decisión súper informada. El paso a paso y ventajas de cada una lo tienes en esa Biblia del emprendimiento.
Una vez decidas tu camino de Registro, esto dictará el paso a paso. Y como sabes que nada mejor que hablar bajo la experiencia, te comparto un breve resumen de lo que prosigue cuando te registras como Persona Natural:
Luego que decides registrarte como persona Natural, debes solicitar el RUC ante la DGI. El RUC es el Registro Único de Contribuyente, y es como tu identidad ante la Ministerio de Economía y Finanzas y la DGI (Dirección General de impuestos). Y ojo, esta gente es importante porque a ellos declaras tus ingresos y egresos, ellos regulan y recolectan los impuestos, la facturación. Así que este es el inicio de todo y hay que ponerle un pin de prioridad siempre a estar con cuentas claras para ser amigos.
Luego de que obtienes tu RUC, debes tramitar y obtener tu Aviso de Operaciones. Este papelito es una notificación, es EL PAPEL que “es una constancia de que la actividad comercial o industrial que va a realizar el solicitante ha sido informada debidamente ante la autoridad competente. Adicionalmente incluye una declaración jurada en la cual indica que ha cumplido las normas que amparan la actividad o actividades que llevará a cabo”. Así que más te vale imprimirlo, firmarlo, escanearlo, guardarlo en el Drive, hacer varias copias para futuros trámites y plastificarlo para nada le pase.
Otro paso adicional importante cuando estás empezando (y si tus proyecciones de ingresos así lo indican) es hacer el trámite de exoneración de uso de facturas fiscales. Te puedes amparar bajo esta Exoneración mientras no factures más de 36mil dólares anuales, y esto justifica que puedas facturar a mano, o con otros sistemas avalados por la DGI.
Estos pasos dentro de Registro, en su mayoría los realice ONLINE. Panamá Emprende y la DGI tienen una buena base de datos online que te proporciona los requisitos y los pasos para cada trámite.
Paso 2:
Registros, Registros y más Registros.
Así como lo lees. Y es que no te diré que es color de rosa. Pero es necesario. Y entre más lo aplazas, peor es. Mi recomendación es que averigües qué registros son prioridad según sea tu caso, y una vez tengas el primer paso completo, no esperes mucho para iniciar estos registros.
Con una anécdota personal te contaré lo importante que es realizar este paso.
Luego que tienes el primer paso bajo la manga, debes iniciar registros en distintas entidades. Una de ellas en TU municipio. Mi negocio se encuentra en San Miguelito, por lo que el registro de mi negocio bajo este Municipio.
En mi ignorancia, luego que tenía en orden mi Aviso de operaciones (AO), me creí dueña del mundo, y no me inmute en averiguar sobre este tema. La verdad es que me lo mencionaron, pero nunca le vi importancia. Me dije “Luego iré a ver como es el trámite”. La versión corta de la historia es que fui 11 meses pasado la fecha de “inicio de operación” que registraba el AO, y cuando registras tu negocio en el municipio ellos colocarán la fecha especificada en el AO, y desde esa fecha tu debiste iniciar los pagos de impuestos municipales. Es decir, que su servidora debía 11 MESES de impuestos más recargo por retrasos, así que pues con la cola entre las patas, me toco pagar lo que debía (que gracias a mucho trabajo contaba con el Capital) pero no dejes que esto te pase a ti.
Así mismo con otros Registros en otras entidades que son necesarios. Estos los verás de manera más específica en el pdf de la Ampyme que te comparto al final.
Paso 3:
Cumplir con tus obligaciones
Y Aquí te estoy resumiendo las obligaciones Laborales (pa´ los jefesitos) y las obligaciones Tributarias (toca bajarse del bus).
Algunas de las obligaciones son las siguientes:
“Todo empleador tiene la obligación de registrar los contratos laborales en el Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral (MITRADEL), en la sección de contratos de la Dirección de Trabajo.”
“El empresario debe presentar una Declaración Jurada de Ventas o Ingresos Brutos, a más tardar el 30 de marzo de cada año; con base en esta declaración se indicará la cantidad a tributar por cada mes del año anterior.”
“Pago de impuestos municipales. La municipalidad tiene definidas categorías para determinar los montos que se deben tributar según los ingresos o ventas brutas del negocio. Adicionalmente debe realizarse un pago por concepto del rótulo del nombre del negocio.”
“Es obligación de todo contribuyente presentar (personalmente o a través de apoderado o representante), una declaración jurada anual sobre la renta que haya obtenido durante el período fiscal anterior. De igual manera, sobre los dividendos o participaciones que haya distribuido entre sus accionistas o socios y de los intereses pagados a sus acreedores.”
Para algunas de estas obligaciones debes buscar asesoría o servicios de Contadores certificados. Recuerda que asesorarte y apoyarte de otros profesionales solo te dará beneficios para ti y tu emprendimiento.
Paso 4:
PROTEGE TU MARCA, tu empresa y tus IDEAS.
Este es un paso muy controversial y que muchos dejan a un lado. La verdad es que en los últimos días hemos visto casos de discordia y sentimientos encontrados en muchos colegas emprendedores. Sea cual sea el caso, lo único que te ampara es registrar tu marca, registrar tus ideas. Si no registras, nada está en papel, y nada ni nadie te puede proteger.
Suena rudo, pero es la realidad.
Mi recomendación es siempre ser fiel a tu identidad como marca. Y si no la tienes bien definida, entonces hay que volver al Paso 0.
Imagina que llevas años con tu marca, y un día llega alguien que (por admiración ciega o vil copia) se lleva parte del crédito por el que tu tanto has trabajado.
Este proceso de registro lleva su tiempo, pero apenas se inicie el proceso, tienes cierto nivel de protección legal.
Debes saber que el costo de este trámite varía muchos debido a los honorarios del abogado con el que tramites. Pero en promedio puede estar en un mínimo de los $400. Ten en cuenta que tu marca estará protegida por un total de 10 AÑOS, así que si hacemos las matemáticas, el costo no se compara a estar protegido y que tu marca sea TUYA, por todas las de la ley.
Paso 5:
Este paso no aplica para todos, pero sí para colegas pasteleros, cocineros y gastrónomos o cualquier emprendimiento de interés sanitario.
PERMISOS SANITARIOS.
Estos permisos van desde lo más básico que es tener tu carnet blanco y verde, hasta registros sanitarios de alimentos o productos higiénicos y los permisos sanitarios para establecimientos.
Todos estos permisos los verás especificados en los documentos que te comparto y debes ampliar información en las páginas del MINSA.
Formalizar tu emprendimiento, además de todas las ventajas y protecciones legales que conlleva, te da la tranquilidad de que tu trabajo es reconocido.
Espero que estas cortas anécdotas que te comparto hoy te ayuden a dar ese empujoncito que necesitas para iniciar el proceso y tomar una decisión informada.
Recuerda siempre apoyarte de la información que existe en línea en todas entidades públicas, sobre todo las guías de la AMPYME, que cada vez son más completas y son un aliado para aquellos que trabajamos de nuestra pasión y queremos que nuestro trabajo sea tan creíble y tan importante como el de cualquier otro.
Comparte si crees que esta información le puede ayudar a cualquier colega emprendedor. ¡Gracias por leer!
LINK para descargar el Abc del Emprendedor